MS Power Point

Introduction of MS PowerPoint

पावर पाइंट माइक्रोसॉफ्ट आॅफिस का एक एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर है। जिसकी सहायता से प्रजेन्टेशन, ग्राफ्स, स्लाइड्स, हेण्डआउट एवं सभी प्रकार के प्रजेन्टेशन मटेरियल को तैयार किया जा सकता है। स्लाइडस एक इलेक्ट्रॉनिक प्रस्तुतिकरण है। जिसकी सहायता से हम अपने विचारो को बहुत अच्छी तरह से व्यक्त कर सकते है। इस प्रजेन्टेशन को

कम्पयूटर स्क्रीन पर, Projector पर चला सकते है एवं बेव पर पब्लिश भी कर सकते है। इसका प्रयोग शिक्षा व्यवसाय, मेडिकल, Engineering एवं शोध के क्षेत्र मे किया जाता है। इसमें पहले से कई प्रकार के टेम्पलेट के डिजाइन स्टोर रहते हैं जिनका प्रयोग करके हम अपने प्रजेन्टेशन को कम समय में बहुत अच्छा तैयार कर सकते है। इसके अलावा इसमें विभिन्न प्रकार की फार्मेंटिंग एवं एनीमेशन की स्कीम रहती है। जिसका हम सीधे प्रयोग कर सकते है।

पावर पाइंट स्टार्ट करना

Go to Start Menu → all Programs→ MS Office → MS Power Point

Or

Go to Start Menu→ Run→ Type Powerpnt→ click ok or enter

करने पर पावर पाइंट सॉफ्टवेयर खुल (Open) जाता है।

Create a New Presentation (नया प्रजेन्टेशन बनाना):- पावर पाइंट में नया प्रजेन्टेशन तैयार करने के लिये निम्न स्टेप होते है।

1. File Menu → New option पर क्लिक करने पर New Presentation नाम की विंडो आती है।

2. आवश्यकता के अनुसार Presentation को चुनते है।

3. इसके बाद लेआउट नाम की विंडो आती है। जिससे आवश्यकता के अनुसार स्लाईड को चुनते है।

4. इस स्लाईड में विभिन्न प्रकार के sound, Picture, movie, Text आदि को insert करते है। इसके बाद इन ऑब्जेक्ट में विभिन्न प्रकार के Effect लगाकर एक प्रभावशाली प्रजेन्टेशन तैयार कर सकते हैं|

5. एक प्रजेन्टेशन में एक से अधिक स्लाईड हो सकती है।

6. प्रजेन्टेशन को शो कराने के लिये Slide Show Option का प्रयोग करते है।

7. पावर पाइंट में जो फाईल बनती है। या Presentation को जब सेव किया जाता है। तो उस फाईल का द्वितीयक नाम (Extension Name) .PPT होता है।

8. इसकी शॉर्टकट की Ctrl+ N होती है। इसको Standard Tool Bar के न्यू बटन पर क्लिक करके भी नयी प्रजेन्टेशन को खोला जा सकता है।

Powerpoint को start कैसे करें|

पॉवर पॉइंट चालू करने के दो तरीके हैं:-

all Program के द्वारा

रन कमांड के द्वारा

सबसे पहले task bar में स्थित start button पर click करें ।

इसके बाद all Program option को सिलेक्ट करें फिर Microsoft office पर click करे|

इसके बाद MS PowerPoint पर click करके open करें ।

या

Window key + R key Press करें|

ऐसा करते ही आपके सामने रन डायलॉग बॉक्स ओपन हो जायेगा अब इसमें Powerpnt टाइप कर दे और Ok बटन पर क्लिक कर दे तो भी पॉवर पॉइंट चालू हो जायेगा|

स्लाईड में टेबिल, ग्राफ तथा चार्ट को जोड़ना

स्लाईड में टेबिल को जोड़ना:- स्लाईड में डाटा को शो करने के लिये टेबिल का प्रयोग किया जाता है।

Insert menu → Table आॅप्शन पर क्लिक करने पर insert Table नाम का डायलाॅग बाक्स आता है। इसमें काॅलम एवं रो की संख्या को insert करके ok Button पर क्लिक करते है। और टेबिल का निर्माण हो जाता है। पावर पाइंट के आॅप्शन की सहायता से विभिन्न प्रकार के Effect लगा सकते है।

स्लाइड में ग्राफ या चार्ट को जोड़नाः- ग्राफ या चार्ट का प्रयोग करके डाटा को स्लाईड कि सहायता से शो किया जाता है। जिससे श्रोता डाटा को आसानी से समझ सकते है।

Insert menu → Chart आॅप्शन पर क्लिक करने पर chart and datasheet window आती है। डाटा सीट ने टेम्पलेट डाटा होता है। जिसको बदल कर उसमे अपने डाटा को इनपुट किया जाता है। जिससे चार्ट अपने आप बन जाता है। Chart पर राईट क्लिक करके चार्ट में विभिन्न प्रकार के परिवर्तन कर सकते है। जैसे चार्ट आॅप्शन चार्ट टाईप, चार्ट डाटा सीट आदि। Slide Show Menu से विभिन्न प्रकार के ऐनिमेशन लगाकर उसे सजीव रूप दे सकते है।

Slide में Movie or Sound जोड़ना

MS PowerPoint में एक Effective Presentation तैयार किया जा सकता है। अर्थात् इसकी सहायता से अपने विचारो को आसानी से समझाया जा सकता हेै। इसकी स्लाईड में Movie or Sound को जोडा जा सकता है। इसके जोडने के निम्न स्टेप है।

Insert Menu → Movies or Sound →

आवश्यकता के अनुसार आप्शन को चुनते है। यदि साउड को जोड़ना होता है। तो sound From File पर क्लिक करते है। तो Insert Sound नाम का डायलाॅग बॉक्स आता है। जिसमे से साउड फाईल को चुनकर ok Button पर क्लिक करते है। और एक डायलाॅग बॉक्स आता है। जिसमे यह निर्धारित करना होता है। कि साउंड कब प्ले करना है। इसमें दो आॅप्शन होते है।

* Automatically

* When Clicked

Automatically में साउंड स्लाईड शो के बाद स्वतः स्टार्ट हो जाता है। When Clicked में साउंड तब प्ले होगा जब उस के आईकन पर क्लिक करते है। साउंड आईकन के रूप में स्लाईड से जुडता है। Movie को जोडने के लिये भी यही प्रकिया होती है। इसमे केवल यह निर्धारित करना पडता है कि मूवी को कहाॅ से जोडना है।

Slide Transition

एक Presentation में एक से अधिक स्लाईडस होती है। यह effect दो स्लाईड के बीच में लगाया जाता है। या स्लाईड स्टार्ट होने के पहले आता है। इससे यह पता लगता है। कि एक स्लाईड खत्म हो रही है। और नई स्लाईड आ रही है। एक स्लाईड में एक ही Transition Effect लगाया जाता है। इसमें इसकी स्पीड एवं साउड को भी सेट किया जाता है। इसमें विभिन्न प्रकार के साउंड होते है। आवाज को रिकार्ड करके भी इसमें सेट किया जा सकता है। Effect को क्लिक करने पर शो होना है। या Automatically शो होना है। यह निर्धारित किया जाता है। Automatically में यह निर्धारित किया जाता है। कि यह Effect कितने समय बाद शो होना है। इसी को स्लाईड Rehearsal Time कहा जाता है।

Slide Transition Effect set करना:-

Slide Show → Slide Transition पर क्लिक करने पर निम्न डायलाग बाक्स आता है।

Play Button पर क्लिक करके इफेक्ट को चेक किया जा सकता है। Apply to all slides button पर क्लिक करके उस इफेक्ट को प्रजेन्टेश्न की सभी स्लाईड मे सेट किया जाता है। Slide Show Button करके उस स्लाईड को शो करा सकते है।

Custom Animation

* Custom Animation: – इस आॅप्शन से स्लाईड के एक एक object पर विभिन्न प्रकार का ऐनिमेशन लगा सकते है। Custom Animation में चार प्रकार के Effect होते है।

* Entrance Effect:- इस Effect से object को स्लाईड शो के दौरान effect के साथ प्रवेश दिया जाता है। जिससे प्रजेन्टेशन प्रभावी हो जाता है।

* Emphasis Effect:- object को स्लाईड पर हाईलाईट करने के लिये यह प्रभाव लगाया लाता है।

* Exit Effect:- इससे object को स्लाईड शो के दौरान स्लाईड से Exit Effect के साथ हटाया जाता है।

* Motion Paths: – इस Effect से आव्जेक्ट को स्लाईड पर एक स्थान से दूसरे स्थान पर विभिन्न प्रकार से मूव करा सकते है। Effect set करने के बाद यह निर्धारित किया जाता है। कि उसको कैसे स्टार्ट होना है। effect को तीन प्रकार से स्टार्ट किया जाता है।

* On Click :- इसमें Effect क्लिक करने पर आता है।

* With Previous:- इसमें Effect पिछले Effect के साथ आता है।

* After Previous :- इसमें Effect पिछले Effect के बाद आता है।

* Direction option में Effect की दिशा को निर्धारित किया जाता है। Effect की स्पीड को भी निर्धारित किया जाता है। इसमें पाॅच प्रकार की स्पीड होती है। Very Fast, Fast, Medium, Slow, Very Slow.

* Re Order :- इस Button से प्रभाव को Re order किया जा सकता है। Remove Button से Effect को हटा सकते है। Effect को सेट करने के प्ले करके देख सकते है। सभी आब्जेक्ट पर ईफेक्ट लगाने के बाद स्लाइड शो करके देख सकते है।

Rehearse Timings

Presentation बनाने के बाद उसकी सभी स्लाईडस को शो करने के लिये एक टाईम सेट किया जाता हैं जिसे स्लाईड का Rehearse Timing कहा जाता ह। इसको सेट करने के बाद Automatically स्लाईड निश्चित समय के बाद बदल जाती है। जिससे प्रजेन्टेशन Effective हो जाता है।

स्लाईड में Rehearse Timings set करनाः- स्लाईड में दो प्रकार से Rehearse Timings को सेट किया जाता है।

Slide Show menu → Rehearse Timings पर क्लिक करते है । तो Slide Show होना स्टार्ट होता है। और उसके साथ एक Rehearse Timings नाम की एक टूलबार आती है।

Next Button: एक स्लाईड का टाईम सेट करने के बाद Next Button पर क्लिक करते है। तो अगली स्लाईड आ जाती है और वह शो होना स्टार्ट हो जाता है।

Pause Button:- इस बटन से Rehearsal Time को pause किया जा सकता है। टूलबार में रिहार्सल टाईम शो होता है। दांये तरफ टोटल प्रजेन्टेशन का टोटल रिहर्सल टाईम शो होता है।

Handsout (हैन्डआउट) क्या हैं?

Handout, Presentation का Printout होता है। जो Presentation को सहारा देता हैं प्रस्तुतिकरण से पूर्व आप अपने Audience में Handout बाँट सकते हैं इसमें स्लाइड के ही छोटे छोटे प्रिंट एक पेज में दो, चार, छः या नौ की संख्या में होते हैं| यह Presentation मुख्य रूप से श्रोताओ को दिया जाता है। जिसमे स्लाइड के कन्टेन्टस कम्पनी का नाम प्रेजेन्टस, की तारीख और स्पीकर का नाम होता है।
प
्रजेन्टेशन की सभी स्लाईड का प्रिंटआउट निकाल कर audience (श्रोताओ) के बीच बाॅट दिये जाते है। ताकि audience Presentation को आसानी से समझ सके और उसका भविष्य में प्रयोग कर सकते है। एक पेज पर कम से कम एक और अधिकतम नौ स्लाईड का प्रिंट आउट निकाला जा सकता है। उस पेज पर साइड में खाली स्पेस होता है । ताकि audience उस पर स्लाईड के बारे में नोट लिख सके। हैन्डआउट का प्रिंटआउट निकालने के लिये प्रिंट डायलाग बॉक्स के आॅप्शन Print What में Handouts को चुनते है। और उसका प्रिंट निकाल लेते है। एक पेज पर कितनी स्लाइ्र्रड का प्रिंट निकालना है। इसका सिलेक्शन Slides per page option से करते है।

File Menu→ print→ print what → handouts → ok

इसकी सहायता से स्पीकर आसानी से प्रजेन्टेशन दे सकता है। और श्रोता आसानी से प्रजेन्टेशन को समझ सकते है।

Speaker’s Notes क्या हैं ?

Slide Note or Speaker’s Notes:-

प्रजेंटेशन के समय प्रस्तुतकर्ता के स्पष्टीकरण के लिए स्लाइड के नीचे प्रस्तुतकर्ता नोट्स लिखे जाते हैं प्रस्तुतकर्ता प्रजेंटेशनके समय स्लाइड शो करते हुए अपने इन नोट्स से सहायता ले सकता हैं View menu के इस आॅप्शन की सहायता से हम उसी स्लाईड के बारे में नोट लगा सकते है। जिससे उस स्लाईड को समझने में आसानी होती है।

स्पीकर नोट को स्लाईड मे लगानाः-

* View Menu → Slide Note पर क्लिक करने पर स्लाईड नोट आ जाता है। जिसमे उस स्लाईड के बारे में उसी स्लाईड के नीचे लिख दिया जाता है।

* View Menu → Slider Sorter → Slide Sorter Tool Bar के बटन Speaker Note पर क्लिक करके स्पीकर नोट को लगाया जा सकता है। स्पीकर नोट को प्रिंट करने के लिये प्रिंट आॅप्शन में print what option में Notes Pages को Select (चुनते) है। और उसके ok Button पर क्लिक करके प्रिंट निकाल लेते है।

* File Menu → Print→ Print What → Slide Notes → ok

Slide Sorter

Slide Sorter :- View Menu के Slide shorter से प्रजेन्टेशन की सभी स्लाईड को एक साथ देख सकते है।

इस व्यू से निम्न कार्य होते है। Presentation में नई स्लाईड को जोड सकते है।

* स्लाईड को डिलीट कर सकते है।

* स्लाईड की काॅपी कर सकते है।

* स्लाईड को एक स्थान से दूसरे स्थान पर मूव करा सकते है।

* स्लाईड का बैकग्राउड कलर बदल सकते हैं|

* स्लाईड का रिहर्सल टाईम देख सकते है।

* एक स्लाईड से दूसरी स्लाईड पर आसानी से जा सकते है।

* स्लाईड में स्पीकर नोट लगा सकते है।

* स्लाईड को जूम (Zoom) कर सकते है।

* स्लाईडस में Slide Transition Effect लगा सकते है।

* Slide Shorter Window

Power Point में स्लाइड को जोड़ना, हटाना, कॉपी और पेस्ट करना

Presentation में नई स्लाईड को जोडना: प्रजेन्टेशन में नई स्लाईड को जोडने के लिये View Menu के Slide Shorter Option को खोलते है। उसकी सहायता से निम्न प्रकार से नई स्लाईड को जोडा जा सकता है।

* Insert Menu → New Slide

* Right click on Slide Shorter → Click on New Slide

* Shortcut Key Ctrl+M

Presentation से स्लाईड को हटाना:- प्रजेन्टेशन से कोई स्लाईड को निम्न प्रकार से डिलिट किया जा सकता है।

* Edit Menu → Delete Slide

* Select Slide → press delete key

* Right click on slide → delete

Presentation में स्लाईड को काॅपी और Paste करना:-

* Edit Menu → Copy

* Right Click on Slide → Copy

* Shortcut key Ctrl+ C

​