Learn about MS Excel


Introduction to MS Excel: 

यह एम एस आफिस का एक software है। जिसकी सहायता से हम डाटाबेस पर डाटा प्रोसेसिंग का कार्य कर सकते है। एवं डाटा को स्टोर कर सकते है। इसमें डाटाबेस को मैनेज करने के लिये विभिन्न प्रकार के टूल होते है। जिसका प्रयोग करके डाटाबेस की फाॅमेंटिंग कर सकते हे। इस एप्लीकेशन साॅफ्टवेयर के मेन्यु बार में नौ मेन्यु होते है। इसमें विभिन्न प्रकार की टूलबार होती है। जिसका प्रयोग करके अपने कार्य को आसानी से कर सकते है। इसमें एक एप्लीकेशन विंडो होती है। जिसके अन्दर वर्कबुक होती हैं। वर्कबुक के अन्दर वर्कसीट होती है। एक्सेल में डाटा को वर्कशीट में स्टोर किया जाता है। इसमें रो ओर काॅलम होते है। रेा और काॅलम से मिलकर सेल बनती हैं इसमें प्रत्येक सेल का एक address होता है। जिसे सेल एड्रेस कहा जाता है। यह एड्रेस काॅलम और रो के नाम से मिलकर बना होता है। जैसे A1, BB10 आदि। एक वर्कसीट में 65536 रो और 256 काॅलम होते है। रेा का नाम Number से रहता है। और काॅलम का नाम alphabet में रहता है। इसमें कुल सेल की संख्या निम्न होती है। 65536*256=16777216 एक वर्कवुक में 256 वर्कसीट होती है। इसमें जो फाईल बनती है। उसका द्वितीयक नाम .XLS होता है।

* वर्कबुकः- यह एक ऐक्सल फाईल होती है। जिसके अन्दर कई वर्कसीट होती है। जिसमें डाटा को स्टोर किया जाता है। एक वर्कबुक के अन्दर 256 वर्कसीट होती है। वाय डिफाल्ट तीन वर्कसीट होती है। इसमें नई वर्कसीट को जोडा या डिलिट किया जा सकता है। रीनेम किया जा सकता है और इसमें सीट को काॅपी मूव आदि का कार्य सरलता से किया जा सकता है। वर्कबुक open करने पर वर्कसीट अपने आप खुल होती है। एक समय में एक ही वर्कबुक पर कार्य किया जाता सकता है। जिसे ऐक्टिव बर्क सीट कहा जाता है।

* वर्कसीटः- वर्कसीट बुक के पेज की तरह होती है। जिसमें हम डाटा को स्टोर कर सकते है। एक वर्कसीट में 65536 रो और 256 काॅलम होते है। एवं 65536*256=16777216 सेल होती है। प्रत्येक काॅलम का एक नाम 55 होता है। जो एल्फाबेट होते है। यह रेंज A से IV =256 तक होती है। एवं रो का नाम न्यूमेंरिक होता है। इसकी रेंज 1 To 65536 तक होती है। इसको रीनेम किया जा सकता है।

* सेलः- रो और काॅलम के मिलने से सेल बनती है। एक वर्कसीट में 65536*256=16777216 cells बमससे होती है। सेल में डाटा को लिखा जाता है। एक सेल में 255 अक्षर लिखे जा सकते है। काॅलम एवं रो के नाम को मिलाकर सेल का नाम बनता है। यह सेल का ऐडस होता है। दो सेल ऐडस मिलकर रेंज ऐडस बनाते है। इसमें दो या दो से अधिक सेल को आपस में मर्ज किया जा सकता है और सेल की फाॅमेटिंग का कार्य भी किया जा सकता है।

Functions and its Types.(फंक्शन और इसके प्रकार)

एक्सेल में फ़ॉर्मूला या फंक्शन का बहुत महत्त्व हैं जब हम कोई गणना करना चाहते हैं जैसे – किसी कॉलम के कुछ सेलों को जोड़ना, एक संख्या का दुसरे में गुणा करना, किसी रेंज के डाटा का औसत निकालना आदि, तो हम उस गणना के लिए फोर्मुलों का उपयोग करते हैं कोई फ़ॉर्मूला उस सेल में भरा जाता हैं जहाँ हम गणना का परिणाम दिखाना चाहते हैं ऍम एस एक्सेल में फ़ॉर्मूला हमेशा बराबर चिन्ह (=) से प्रारंभ होता हैं|
एक्सेल में पहले से परिभाषित फार्मूले होते है जिन्हें फंक्शन कहते हैं जिनके द्वारा विभिन्न प्रकार के कार्य किये जा सकते है जैसे जोड़ना, घटना, गुणा, भाग, डेट, टाइम आदि| यह प्रकार के होते है। जो निम्न है।
* Math or String
* Date & Time
* Text
* Financial
* Logical
* Statically
* Lookup or reference

Function का प्रयोग करना:- इसका प्रयोग दो प्रकार से किया जाता है।

Director Type करके:- इसमें Function को = के चिन्ह के बाद टाईप कर देते है और उसमें Argument insert करा देते है। और अंत में इंटर या क्लिक करके उसका परिणाम प्राप्त कर सकते है।
Menu के द्वारा:- Insert menu → Function पर क्लिक करने पर Function डायलाॅग बॉक्स आता है। जिसमें Function सिलेक्ट करते है। और ok button पर क्लिक करते हैं। और उसके बाद उसमें उसके आॅर्गूमेंट देते है और ok button पर क्लिक करते है।

Math or String Function

1. SUM() :- इस Function के द्वारा संख्याओं को जोड़ा जाता है। इसमें value, cell address or cell range दी जा सकती है।
Example:- =SUM(a1:a4)
2. SQRT() :- इस Function की सहायता से किसी भी संख्या का SQUARE ROOT निकाला जाता है। इसके आर्गूमेंट में किसी संख्या का सेल एड्रेस देते है या वह संख्या देते है। जिसका SQUARE ROOT निकालना होता है।
Example:- =SQRT(25)
3. odd() :- इस Function से सम संख्या को विषम संख्या में बदला जा सकता है।
उदाहरण=odd(80)
4. even() :- इस Function से विषम संख्या को सम संख्या में बदला जा सकता है।
Example:- =even(79)
5. MOD() :- इस function की सहायता से किसी भी संख्या का शेषफल निकाला जाता है। इसमें दो आर्गूमेंट दिये जाते है।
Example:- =MOD(26,5)
6.POWER() :- इस Function से किसी भी संख्या की घात की गणना की जा सकती हैं। इसमें दो आर्गूमेंट दिये जाते है पहली संख्या, दूसरी पावर।
Example:- =POWER(5,2)
7. ABS() :- इससे absolute value निकालते है। अर्थात यदि कोई चिन्ह लगा है। तो उसको हटा दिया जाता है। यह आर्गूमेंट में एक नंबर लेता है।
Example:- =abs (-125)
8.Fact() :- इस Function की सहायता से किसी भी संख्या का Factorial number निकाल सकते है। यह आर्गूमेंट में एक नंबर लेता है।
जैसे 5 का Factorial होता है। 1*2*3*4*5=120
Example:- =fact (5)
9. INT() :- इस function से किसी भी संख्या की इंटीजर Value निकाल सकते है। यह आर्गूमेंट में एक नंबर लेता है।
Example:- =fact(123.34)
Text Function
इस Function का प्रयोग टैक्ट के लिये किया जाता है। इसलिये इन्हे टैक्ट Function कहा जाता है। यह निम्न है।
1. UPPER():- यह Function lower case के अक्षर को बडे अक्षर में बदलता है।
Syntax:- =UPPER(TEXT)
Example:- UPPER(“CyberDairy Solutions”)
Result:- CYBERDAIRY SOLUTIONS
2. LOWER() :- यह Function Upper Case के अक्षर को Lower Case अक्षर में बदलता है।
Syntax:- =LOWER(TEXT)
Example:- LOWER(“CYBERDAIRY SOLUTIONS”)
Result:- cyberdairy solutions
3. Proper():- यह Function text को proper case में सेट करता है।
Syntax: =proper(TEXT)
Example:- proper(“CYBERDAIRY SOLUTIONS”)
Result:- Cyberdairy Solutions
4. len():- यह Function text के अक्षर गिनता है।
Syntax: =len(TEXT)
Example:- len(“Computer”)
Result:- 8
5.left():- यह Function शब्द के अक्षरो को बायीं तरफ से निकालता है। इसमें टैक्ट एवं कितने अक्षर निकालना है। उसकी संख्या देनी होती है।
Syntax: =Left(TEXT, Number)
Example:- Left(“Computer”,3)
Result:- Com
6. Right():- यह Function शब्द के अक्षरो को दायीं तरफ से निकालता है। इसमें टैक्ट एवं कितने अक्षर निकालना है। उसकी संख्या देनी होती है।
Syntax: =Right(TEXT, Number)
Example:- Left(“Computer”,2)
Result:- er
7. TRIM():- यह Function टैक्ट के आगे पीछे के खाली स्थान को खत्म कर देता है।
Syntax: =Trim(TEXT)
Example:- Left(“ Computer ”)
Result:- Computer
8.MID():- यह Function शब्दों को अक्षरो के बीच से निकालाता है। इसमें आर्गूमेंट के तौर पर टैक्ट एवं कहाॅ से अक्षर निकालना है। और कितने अक्षर निकालना हैं । उसकी संख्या देते है।
Syntax: =MID(TEXT,START NUMBER , END NUMBER)
Example:- Left(“MICRO COMPUTER”,6,7)
Result:- COMPUTER
DATE OR TIME FUNCTION
DATE:-
1. NOW():- यह Function Computer की current date and Time देता है।
=NOW()
OUT PUT- 10/20/2012 19:16
2. DAY():- यह Function DATE से दिन निकालता है।
Syntax:- day(date)
Example=day(22/7/2016)
Output=20
3. MONTH ():- यह Function DATE से Month निकालता है।
Syntax:- month(date)
Example= month (10/20/2011)
Output=10
4. year():- यह Function DATE से वर्ष निकालता है।
Syntax:- year(date)
Example= year (10/20/2011)
Output= 2011
5. today():- यह Function current date output में देता है।
=today()
Output:- 10/20/2011
6. Date():- यह Function दिये गये नम्बरों को दिनांक में बदलता है।
Syntax:- date(year,month,day)
Example:- date(2011,22,10)
Output= 22/10/211
Time Function:-
1. Time():- यह Function दिये गये hour, minute, second को समय में बदलता है।
Syntax:- Time(hour,minute,second)
Example:- Time(4,30,10)
Output:- 4:30 AM
2. Second():- यह Function दिये गये समय से सेकेंड आउटपुट में देता है।
yntax:- Second(Time)
Example:- Second(4:30)
Output:- 10
3. Minute():- यह Function दिये गये समय से मिनिट आउटपुट में देता है।
yntax:- minute(Time)
Example:- minute (4:30)
Output:- 30
4. hour():- यह Function दिये गये समय से घण्टा आउटपुट में देता है।
Syntax:- hour(Time)
Example:- hour(4:30)
Output:- 4


Chart in Excel

Excel Data को ग्राफ में प्रदर्शित करने के लिए चार्ट ऑप्शन का प्रयोग किया जाता है। डाटा को चार्ट से समझने में आसानी होती है। एक्सेल मे इसको विजार्ड के द्वारा बनाया जाता है।
Excel में चार्ट बनानाः- इसमें चार्ट को चार स्टैप में बनाया जाता है। जो निम्न है।
Step First:-
Insert menu → Chart
Or
Standard Tool Bar → Click on Chart Button
चार्ट बटन पर क्लिक करने पर chart wizard नाम का डायलाॅग बॉक्स आता है। इसमें चार्ट के प्रकार को चुनते है और Next Button पर क्लिक करते है। एक्सेल में चौदह प्रकार के चार्ट होते है।
Step Second:-
Second Step में चार्ट के लिये डाटाबेस को चुनते है। इस डायलाॅग बॉक्स में दो टेब होते है। प्रथम टेब में डाटा रेंज देते है एवं यह चुनते है। कि डाटा रो में है या काॅलम में दूसरे टेब series का होता है। इसमें सीरीज का नाम एवं उसकी रेंज देते है। इसमें नई सीरीज को जोडा जा सकता है। एवं पहले से उपस्थित सीरीज को डिलिट किया जा सकता है। एवं X Axis पर जो डाटा प्रदर्शित करना है। उसकी रेंज देते है और Next Button पर क्लिक करते है।
Step Third: –
इस डायलाॅग बाक्स में छः टेब होते है। जिनकी सहायता से चार्ट की सेंटिंग कि जाती हैं
यह टेब निम्न है।
1. Titles:- इसमें चार्ट का टाईटल X and Y Axis का टाईटल देते है।
2. Axes: इस टेब से यह निर्धारित करते है कि चार्ट में X and Y Axes पर लेबिल प्रदर्शित करना है या नही।
3. Grid lines :- इस टेब में चार्ट में Grid lines को निर्धारित किया जाता है।
4. Legend :- इस टेब में चार्ट में legend की स्थिति को निर्धारित किया जाता है कि Legend को चार्ट में कहाॅ पर शो करना है।
5. Data label :- chart में लेबिल के तौर पर क्या प्रदर्शित कराना है। इसको चुनते है।
6. Data Table:- Chart के डाटा की टेबिल को शो करना है या नही इसको सेट किया जााता है।
इसी प्रकार सभी सेटिंग करने के बाद Next Button पर क्लिक करते है।
Step Fourth:-
इस स्टेप में यह निर्धारित किया जाता है। कि चार्ट को कहाॅ पर लोकेट करना है वर्तमान सीट पर या नई सीट पर। इसके बाद Finish Button पर क्लिक करते ही चार्ट का निर्माण हो जाता है। इसके बाद उस पर राईट क्लिक करके उसकी Formatting की जा सकती है।



Data Type

किसी एक्सेल वर्कशीट में कई प्रकार के डाटा भरे जा सकते हैं वर्कशीट के किसी सैल में किसी विशेष प्रकार का डाटा भरने के लिए हमें उस सैल को वह डाटा स्टोर करने और ठीक तरह से दिखाने के लिए फॉर्मेट करना पड़ता हैं सैलों को फॉर्मेट करने से पहले डाटा टाइप को ठीक से समझ लेना आवश्यक हैं|
Data Type सेट करने के लिये रो काॅलम या ऐरिया को सिलेक्ट करना होता है। इसके बाद डाटा टाईप को सेट करना होता है। एक्सेल में बारह प्रकार के डाटा टाईप होते है। लेकिन उनमें से कुछ डाटा टाइप ही अधिक महत्वपूर्ण हैं एक्सेल में मुख्यतः निम्नलिखित डाटा टाइप उपयोग में लाये जाते हैं जो निम्न है।
General :- इस डेटा टाईप का प्रयोग सभी प्रकार के डाटा को स्टोर करने के लिए किया जाता है। यह एक काॅमन डाटा टाईप है।
जैसे – A to Z अक्षर, 0 to 9 नम्बर, चिन्ह, दिनांक, समय आदि |
Number:- इस डेटा टाईप का प्रयोग केवल अंको (0 से 9 तक), दशमलव के अंको को सेट करने के लिए किया जाता हैं।
Currency :- इस डेटा टाईप का प्रयोग करेंसी से सम्बंधित फॉर्मेट को बदलने के लिए किया जाता हैं इसमें दशमलव के अंक एवं करेंसी चिन्ह को सेट करना होता है। जैसे – Rs. 15,000, $500, Rs. 1500.00, Rs. 15000
Date :- इस डेटा टाईप का प्रयोग डेट से सम्बंधित फॉर्मेट को बदलने के लिए किया जाता हैं इसमें डेट के फाॅर्मट को सिलेक्ट करना होता है। जैसे – dd/mm/yyyy, mm/dd/yyyy, yyyy/dd/mm, 23-July-2016, 23 july.
​Time :- इस डेटा टाईप का प्रयोग टाईम से सम्बंधित फॉर्मेट को बदलने के लिए किया जाता हैं इसमें टाईम के फाॅर्मट को सिलेक्ट करना होता है।
Percentage:- इस डेटा टाईप का प्रयोग Percentage से सम्बंधित फॉर्मेट को बदलने के लिए किया जाता हैं इसमें दशमलव के अंको को भी सेट करना होता है। इसमें Percentage चिन्ह आता है।
Scientific:- इस डेटा टाईप में नंबर प्रकार के डाटा को स्टोर किया जाता है। इसमें दशमलव के अंको को सेट करना होता होता है।
Text :- इस डेटा टाईप का प्रयोग टेक्स से सम्बंधित फॉर्मेट को बदलने के लिए किया जाता हैं इसमे गणितीये गणनायें नही की जा सकती है।
Special :- इस डेटा टाईप का प्रयोग विशेष प्रकार के डाटा को स्टोर करने के लिए किया जाता है। जिप कोड एवं फोन नंबर आदि को स्टोर किया जाता है।
Accounting:- इस डेटा टाईप का प्रयोगअकाउंट से सम्बंधित डाटा को स्टोर करने के लिए किया जाता है। इसमें दशमलव के अंको को सेट करना होता है एवं करेंसी का चिन्ह चुनना पडता है।
Custom:- इस डेटा टाईप में आवश्यकता के अनुसार डाटा के प्रकार को सेट कर सकते है।



Microsoft Excel में Data menu का प्रयोग
sort(शॉर्ट):- MS Excel में Sort ऑप्शन का प्रयोग एक Particular column के डाटा को ascending या descending order में व्यवस्थिति करने के लिए किया जाता है।
1. Ascending :- इसमें A To Z क्रम में डाटा को शाॅर्ट किया जाता है।
2. Descending :- इसमें Z To A क्रम में डाटा को शाॅर्ट किया जाता है।
Filter (फिल्टर):- इस option का प्रयोग डाटा को ढूढने के लिये किया जाता है। इसके अन्दर दो sub- option होते है।
(1) Auto Filter
(2) Advance Filter
Auto Filter (ऑटो फिल्टर):- इस ऑप्शन का प्रयोग करने से सभी Header Column में Combo Box आ जाते है। जिसमें searching tools पाये जाते है। उसमे से user अपनी जरूरत के अनुसार searching tool चुनता है।
Advance Filter (एडवांस फिल्टर):- इस option के द्वारा लिस्ट से डाटा को condition के अनुसार खोज कर दूसरे स्थान पर display करते है। इसमे तीन प्रकार की Range का प्रयोग होता है।
(1) List Range
(2) Criteria Range
(3) Output Range
(1) List Range (लिस्ट रेन्ज ):- यह वह रेन्ज होती है। जहाॅ से Records की खोज की जाती है।
(2) Criteria Range (क्राइटेरिया रेन्ज):- यह वह range होती है। जहाॅ पर condition दी जाती है। इसी condition के अनुसार लिस्ट रेन्ज से डाटा फिल्टर होता है।
(3) Output Range (आउटपुट रेन्ज ):- यह वह रेन्ज होती है। जहाॅ पर output display होता है। जो range criteria रेन्ज के अनुसार लिस्ट रेन्ज से फिल्टर होते है। वह सभी records इसी रेन्ज मे प्रिन्ट होता है।
Practically Approach:-
1. prepare a data list
2. copy header row
3 . Paste it twice at different location
a. first for criteria range
b. second for output range
4 set the condition in criteria range for filtering data
5 set the cell pointer at first cell of list range
6 select advanced filter option from filter them it display a dialog box tell criteria range ,output range and press ok button alter that you will see the filtered records in output range.
* Form(फार्म ):- फार्म ऑप्शन से user interface बनाया जाता हैं। जिसकी सहायता से डाटा को व्यवस्थित किया जाता है। फार्म बनाने के सबसे पहले cell Pointer को पहली cell में रखा जाता है। और उसके बाद इस ऑप्शन पर click किया जाता है।
* subtotal(सबटोटल):- यह ऑप्शन वहाॅ पर प्रयोग किया जाता है। जहाॅ पर एक नाम से कई रिकार्ड होते है। और वह financial activities से सम्बन्धित हो। जैसे कि एक कम्पनी में कई सेल्समैन को कई item अलग-अलग जगहो पर बेचना है। तो वहाॅ पर हर सेल्समैन का total और Grand total निकालने की जरूरत पडती है। इसके लिए हम सबसे पहले रिकार्ड को ascending order में sort कर लेते है। उसके बाद लिस्ट को select करते हैं और इस ऑप्शन पर click करे।
* Validation(वैलिडेशन):- इस ऑप्शन के द्वारा सीट के अन्दर कार्य पद्वति के नियम स्थापित किये जाते है। जैसे कि हम अपनी कम्पनी के employees को 5000 से कम और 10000 के बीच वेतन देते है तो हम यह चाहते है कि salary column में 5000 से कम और 10000 से ज्यादा की Entry user से न हो जाये तो इसके लिये salary column में validation लगा देगे।
* Table(टेबल):- इस ऑप्शन का प्रयोग वहाॅ किया जाता है। जहाॅ पर financial परिणाम जानने हो जैसे कि बैंक से लोन ले तो कितने महीने में किस रेट से, कितनी किस्त अदा करनी पडेगी। इसके लिये एक टेबल बना कर देख लेते है।
* Consolidation(कन्सोलिडेशन):- इस ऑप्शन का प्रयोग वहाॅ पर किया जाता है। जहाॅ पर दो या दो से अधिक Locations की value का total या average निकालना हो।
* Pivot Table(पाइवोट टेबल):- इस ऑप्शन के द्वारा data sheet की summery report तैयार की जाती है। जिसमें किसी विशिष्ट values को column & row wise total एवं grand total प्राप्त कर सकते है।


Concepts of Workbook & Worksheet

* वर्कबुकः- यह एक ऐक्सल फाईल होती है। जिसके अन्दर कई वर्कसीट होती है। जिसमें डाटा को स्टोर किया जाता है। एक वर्कबुक के अन्दर 256 वर्कसीट होती है। वाय डिफाल्ट तीन वर्कसीट होती है। इसमें नई वर्कसीट को जोडा या डिलिट किया जा सकता है। रीनेम किया जा सकता है और इसमें सीट को काॅपी मूव आदि का कार्य सरलता से किया जा सकता है। वर्कबुक open करने पर वर्कसीट अपने आप खुल जाती है। एक समय में एक ही वर्कबुक पर कार्य किया जाता सकता है। जिसे ऐक्टिव वर्कसीट कहा जाता है।
* वर्कसीटः- वर्कसीट बुक के पेज की तरह होती है। जिसमें हम डाटा को स्टोर कर सकते है। एक वर्कसीट में 65536 रो और 256 काॅलम होते है। एवं 65536*256=16777216 सेल होती है। प्रत्येक काॅलम का एक नाम होता है। जिसे एल्फाबेट से डिफाइन किया जाता है। यह रेंज A से IV =256 तक होती है। एवं रो को न्यूमेंरिक नंबर से डिफाइन किया जाता है। इसकी रेंज 1 से 65536 तक होती है। इसको रीनेम किया जा सकता है।
* सेलः- रो और कालम के मिलने से सेल बनती है। एक वर्कसीट में 65536*256=16777216 cells बमससे होती है। सेल में डाटा को लिखा जाता है। एक सेल में 255 अक्षर लिखे जा सकते है। काॅलम एवं रो के नाम को मिलाकर सेल का नाम बनता है। यह सेल का ऐडस होता है। दो सेल ऐडस मिलकर रेंज ऐडस बनाते है। इसमें दो या दो से अधिक सेल को आपस में मर्ज किया जा सकता है और सेल की फाॅमेटिंग का कार्य भी किया जा सकता है।

एक्सेल में औसत (Average) निकालने का फार्मूला
Average यानी औसत, MS Excel में भी Average निकालने के लिये इस Formula का use किया जाता है, यह बहुत easy है, जैसे आप Math में Average Formula का Use करते हो, उसी प्रकार से MS Excel में भी Average निकाला जा सकता है साथ ही Auto Average भी निकाला जा सकता है|
पहले देखते हैं कि maths में Average का Formula क्‍या है –
Average = sum of numbers on list ÷ amount of numbers in list
यानी list दिये गये numbers का योग ÷ कुल numbers
For example – अगर 2, 4, 6, 8 का Average निकालना हो तो
2+4+6+8 ÷ 4 = 5
अब इसी प्रकार हम MS Excel में भी Average निकालते हैं –

MS Excel में भी Average का Formula है –

= AVERAGE(number1,number2,…)
For example – अगर आपको cell e1 से cell e7 तक के numbers का Average निकालना है तो आपको यह Formula type करना होगा –
8450447_f520
=AVERAGE(e1:e7)
इस Formula में bracket में लिखी संख्‍या आपकी Cell Range है MS Excel में इन्‍हीं Number के Average निकालने का Formula दूसरा तरीका यह भी हो सकता है कि पहले इन Number का Sum कर लिया जाये और फिर उसे 4 से Divide कर दिया जाये|





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